Le département Administration Des Ventes (ADV) Tiama au service des clients
L’ADV est un acteur clé de l’équipe commerciale puisque nous sommes l’interface entre les clients, les fournisseurs, les prestataires et les services en interne. Nous avons pour mission principale le traitement des dossiers de vente, depuis l’élaboration des offres, en passant par la confirmation de commandes, l’organisation de la logistique et jusqu’au paiement final.
Nous sommes polyvalent(e)s, réactif/ves et aussi capables de nous adapter à chaque client en fonction de sa culture.
Nous maîtrisons toutes les pratiques liées au Commerce International en sachant que Tiama exporte dans plus de 75 pays. Nous connaissons les règlementations liées au transport international et aux douanes et nous maitrisons également de nombreux moyens de paiements sécurisés.
Notre maître mot est LA SATISFACTION CLIENT, c’est notre objectif au quotidien.
Une équipe TIAMA de choc composée de :
Le portefeuille client des assistant(e)s commerciaux est réparti selon des critères de zones géographiques et linguistiques. La polyvalence et la communication au sein de pole est primordiale au bon fonctionnement du service.
Pôle Asie – Moyen Orient
Pôle Europe du nord – Afrique - Maghreb
Pôle Europe du Sud élargie
Mais l’ADV c’est aussi une équipe à l’international :
4 personnes aux USA
1 personne en Chine
1 personne en Russie
Les outils au service de notre expertise
– Un ERP : Microsoft AX
– Un statut d’exportateur agréé
– Tous les modes de transports : aériens /maritime / routier
– Documentation export : Lettre de voiture CMR, B/L, LTA, certificats d’origine via l’utilitaire GEFI, EUR1, ATR, certificats SASO, Certificats d’inspection avant expédition…
– L’ensemble des Incoterms : EXW, FCA, CFR, CIF, CPT, CIP, DAP, DDP
– Une sécurisation des paiements à l’international : Lettres de Crédit, Remises documentaires / Cash against documents, garanties internationales…
Une équipe dédiée aux projets machines / kits / options / éléments variables /offres de service – contrats de service
Des projets longs et complexes qui nécessitent une expertise dans les techniques export ainsi que dans moyens de paiement à l’international (type lettres de crédit, garanties internationales…). Les commandes gérées peuvent atteindre plusieurs millions d’euros. L’assistant(e) forme un véritable binôme avec le commercial qui ont tous deux à cœur de mettre le client au centre des priorités afin de pouvoir leur donner le meilleur service possible.
Une équipe dédiée à la gestion des pièces de rechange
Un poste au plus près des clients qui nécessite une grande réactivité (engagement de réponse sous 48 heures) ainsi qu’une connaissance pointue en techniques export. Une commande peut comporter seulement 1 référence mais certaines commandes peuvent aller jusqu’à inclure plus de 100 articles. L’équipe gère également les accès et les mises à jour des parcs machines des usines des clients sur notre catalogue en ligne.
Une équipe dédiée au support technique
Leur mission principale est d’aider techniquement les assistant(e)s. Grâce à leur support, l’équipe est en capacité de fournir un détail technique exhaustif du matériel expédié qui peut être requis par les douanes ou par les clients. Leur aide est également précieuse pour déterminer les références qui doivent être commandées par nos clients afin d’être sûr de pouvoir fournir le service optimal. Nous avons 19 000 références disponibles dans notre catalogue.
Nos forces pour satisfaire les clients
- Une ambiance de travail agréable
- Un esprit d’équipe et d’entraide
- Une équipe dynamique et multi générationnelle (de 22 à 59 ans)
- Une multi culturalité : différentes nationalités composent l’équipe : Mexicaine / Brésilienne / Américaine / Cubaine / Colombienne / Russe / Chinoise et Française
- Un multilinguisme : notre objectif principal est d’être au plus près du client en lui apportant le service maximum en lui permettant de pouvoir s’exprimer dans sa langue. Toutes les personnes du service parlent anglais mais nous avons également le français, portugais, l’italien, l’espagnol, l’allemand, le russe et le chinois.
- Un poste clé dans l’entreprise : l’administration des ventes se trouve au cœur du dispositif de vente au client, un véritable chef d’orchestre qui met en relation une multitude de services internes afin que le client soit pleinement satisfait.
Une volonté d’amélioration continue et de partage d’information
La communication au sein d’une équipe est primordiale. C’est la raison pour laquelle, nous organisons des réunions mensuelles pour échanger sur les process internes et leur évolution.
Les projets d’entreprise en cours de développement sont évoqués afin que chacun/chacune soit impliqué(e) et prêt(e) à se mobiliser pour les mener à bien. Les objectifs chiffrés sont rappelés à toute l’équipe.
Les équipes partagent également leur quotidien afin de faire profiter à tous et toutes des difficultés que l’on pourrait rencontrer sur un projet ou une zone géographique en particulier, mais également les succès et les réussites qui font de ce métier un environnement où l’on ne s’ennuie jamais et où chaque nouvelle exportation peut se révéler être une véritable aventure.
D’autres services de chez Tiama sont invités à participer à ces réunions afin de renforcer la cohésion d’entreprise et échanger sur l’organisation. Cela permet à chacun d’avoir une vision claire sur le fonctionnement de chaque département ou activité.
Ces réunions nous donnent l’occasion de mettre les bonnes pratiques en avant, et chacun peut évoquer les astuces qui pourraient faciliter le travail de l’équipe (exemple : Utilitaire informatique, Astuce ERP etc…)
Toujours dans un esprit d’amélioration continue, l’équipe administration des ventes, suit par ailleurs des formations diverses en interne (formations sur la gamme produit, outils bureautiques…) et en externe (formation sur les pratiques du commerce international, modes de paiement, langues…).
Grâce à tous ces avantages, chez Tiama, nous faisons en sorte que chaque personne puisse s’épanouir dans l’équipe. Une fois que nous avons intégré l’équipe, nous ne voulons plus la quitter…
A propos des auteures :
Catherine HUCHON
Responsable ADV Machines
& Gabriela ISSINDOU
Responsable ADV Pièces de rechange